Equipe no Kaduu: quem vê o quê e como dar (e tirar) acesso

Em muita clínica pequena o sistema tem um login só, anotado num papel colado no monitor da recepção. Funciona até o dia em que alguém precisa saber quem desmarcou aquela consulta, quem mexeu no caixa ou quem abriu o prontuário de um paciente conhecido da cidade. Com uma senha compartilhada, a resposta é sempre a mesma: não dá para saber.

No Kaduu cada pessoa da equipe tem o próprio usuário, e cada usuário recebe um papel que define o que ele enxerga. Neste artigo mostramos os quatro papéis na prática, como criar e tirar acessos e alguns cuidados simples que valem para qualquer clínica.

Por que um login por pessoa

A Lei Geral de Proteção de Dados pede que quem trata dados pessoais adote medidas de segurança para protegê-los de acessos não autorizados (art. 46) e que o tratamento se limite ao mínimo necessário (art. 6º). Dado de saúde é dado sensível, então a atenção precisa ser maior.

O checklist de segurança que a ANPD publicou para agentes de pequeno porte, como consultórios e clínicas menores, traduz isso em medidas concretas. Entre elas: controle de acesso com níveis de permissão proporcionais à necessidade de cada função, proibição de compartilhar contas e senhas entre funcionários e uso de autenticação em dois fatores em sistemas com dados pessoais.

Na rotina, isso significa três coisas: cada um entra com o seu nome, cada um vê o que precisa para trabalhar e fica registrado quem fez o quê.

Os quatro papéis, um por um

O Kaduu trabalha com um conjunto pequeno e fixo de papéis. Não existe uma matriz de permissões para configurar item por item: a ideia é que o dono da clínica entenda tudo em dois minutos. Ao entrar, cada pessoa já cai na tela do seu papel.

Um detalhe importante: essas regras são conferidas no servidor a cada pedido, e não apenas escondendo botões na tela. Se alguém da recepção tentar abrir um endereço do financeiro, o sistema recusa.

O prontuário tem uma regra a mais

Depois de finalizado, um atendimento só pode ser reaberto pelo próprio médico que o registrou (ou pelo administrador) e dentro de 24 horas. Passado esse prazo, correção vira um novo registro, como seria no papel. Isso evita que uma evolução antiga seja alterada sem deixar rastro.

Como dar acesso a alguém novo

A gestão de equipe fica em Gestão → Usuários e só o administrador enxerga essa aba. O caminho é este:

1. Clique para criar um usuário e preencha nome, e-mail e o papel. Para médicos, informe também CRM, UF e especialidade, que saem nos documentos impressos.
2. O sistema gera uma senha temporária e mostra uma única vez. Ela não volta a aparecer depois.
3. Repasse essa senha para a pessoa por fora do sistema: pessoalmente, num papel entregue em mãos ou numa mensagem direta.
4. No primeiro acesso, o Kaduu obriga a troca por uma senha pessoal, com pelo menos 8 caracteres, letras e números.

A partir daí, nem o administrador sabe a senha daquela pessoa. É assim que deve ser.

Esqueceu a senha, perdeu o celular, saiu da clínica

Os três imprevistos mais comuns com acesso têm um botão próprio na lista de usuários:

• Esqueceu a senha: o administrador clica em resetar senha. Uma nova senha temporária é gerada, a antiga para de funcionar e a pessoa troca de novo no próximo acesso.
• Perdeu o celular do 2FA: quem ativou a verificação em duas etapas e trocou de aparelho pode ter o 2FA desligado pelo administrador. A pessoa entra só com a senha e ativa de novo no celular novo.
• Saiu da clínica: o administrador desativa o usuário. O bloqueio vale na hora, inclusive para quem estiver com o sistema aberto em outro computador. Nada é apagado: atendimentos, guias e registros que a pessoa fez continuam no histórico com o nome dela. Se ela voltar, basta reativar.

Cuidados que valem a pena

• Poucos administradores. O administrador vê tudo, inclusive prontuários. Em geral, basta o dono da clínica e, no máximo, uma pessoa de confiança na gestão.
• O papel certo para cada função. A pessoa que só cuida de contas a pagar e notas fiscais deve ser Financeiro, não Administrador. A secretária é Recepção, mesmo que ajude no caixa de vez em quando.
• Desative no mesmo dia. Saída de funcionário entra na lista de tarefas do desligamento, junto com a chave da porta.
• Ligue o 2FA. Cada usuário pode ativar sozinho a verificação em duas etapas com um aplicativo autenticador no celular. Para quem acessa prontuário, vale muito.
• Olhe a trilha de auditoria de vez em quando. Ela registra quem criou ou alterou usuários, quem resetou senha, quem registrou e reabriu atendimentos, entre outras ações.

Perguntas comuns

Posso criar um papel personalizado?

Não. Os quatro papéis são fixos de propósito, para a clínica não precisar montar e manter regras de permissão. Se uma pessoa acumula funções, escolha o papel que cobre o trabalho dela com o menor acesso possível.

A recepção consegue anexar um exame que o paciente trouxe?

Sim. A recepção anexa o arquivo ao cadastro do paciente, e o médico encontra o anexo na consulta. O que a recepção não abre é o prontuário em si.

Existe usuário mestre do suporte do Kaduu dentro da minha clínica?

Não. Os usuários da clínica são os que o administrador cria. Quando a clínica precisa de suporte, o atendimento é feito por acesso remoto, com alguém da clínica presente.

No Kaduu

Equipe, papéis e segurança já vêm no plano

Um login para cada pessoa da equipe, quatro papéis prontos, senha temporária com troca obrigatória, desativação imediata sem perder histórico, verificação em duas etapas e trilha de auditoria fazem parte do sistema, sem módulo extra. O Kaduu custa R$ 179 por mês com tudo incluído e sem fidelidade. Se preferir, a implantação assistida (opcional, R$ 990) inclui a migração da sua base e o treinamento da equipe, já com os acessos de cada um criados.

Resumo

Um login por pessoa, o papel certo para cada função, poucos administradores, 2FA ligado e desativação no dia em que alguém sai. São cuidados simples, que a ANPD recomenda até para clínicas pequenas, e que no Kaduu se resolvem na aba Usuários em poucos cliques.