Agenda de clínica: como fazer encaixe, remarcar e desmarcar consultas

Quem trabalha na recepção sabe que a agenda do dia raramente termina como começou. Um paciente liga pedindo para passar a consulta para a semana que vem. Outro avisa que não vai conseguir ir. O médico pede para "dar um jeito" de atender alguém que não pode esperar. E, no meio disso, ainda é preciso lembrar o doutor de que a paciente das 15h vem acompanhada da mãe, que precisa de cadeira de rodas.

No caderno, cada mudança vira rasura, seta e recado em post-it. Em sistema mal desenhado, vira cadastro duplicado, horário que parece ocupado mas está vazio e cobrança de consulta que nunca aconteceu. A agenda médica do Kaduu foi refeita justamente para essas situações do dia a dia da recepção. Abaixo, como cada uma funciona na prática.

A grade segue o jeito de cada médico

O primeiro ponto é a grade do dia. No Kaduu, ela não é igual para todos: segue a configuração de agenda de cada profissional, com horário de início, horário de fim e duração da consulta. Se um médico atende de 20 em 20 minutos a partir das 8h e outro de 40 em 40 a partir das 13h, cada um tem a sua grade. A recepção escolhe o médico no filtro e enxerga exatamente os horários dele.

Além da visão do dia, a agenda tem as visões de Semana e Mês, com botão Hoje para voltar rápido. A semana mostra cada consulta em cartões por dia, com horário, etiqueta de encaixe e um ícone quando há observação. O mês mostra quantos agendamentos há em cada dia, com os primeiros horários. Um clique no dia abre a grade completa. O sistema lembra a visão que cada pessoa prefere, então quem gosta de trabalhar olhando a semana não precisa trocar toda vez que entra.

Encaixe de paciente: caber no meio sem bagunçar a agenda

Encaixe é aquele paciente que precisa ser visto hoje, mesmo com a agenda cheia. O problema de sempre é que o sistema acusa conflito de horário, e a recepção acaba marcando num horário falso só para "passar", o que confunde todo mundo depois.

No Kaduu, o encaixe é um tipo de agendamento próprio. Há dois caminhos:

• O botão Encaixe, no topo da agenda, para marcar em qualquer horário, inclusive entre duas consultas (por exemplo, 10h10).
• O ícone de encaixe em cada horário já ocupado, para colocar um segundo paciente naquele mesmo horário.

Marcado como encaixe, o agendamento não entra na checagem de conflito e também não bloqueia o horário de outros pacientes. Na grade, ele aparece com a etiqueta ENCAIXE, numa linha própria quando está fora dos horários normais. Assim o médico sabe que aquele atendimento entrou a mais, e a recepção não perde o controle do dia.

Para quem ainda não tem horário definido, existe a Lista de Encaixe, uma fila de espera com os pacientes que aguardam uma vaga. Quando aparece uma desistência, a recepção chama o primeiro da lista e agenda direto dali.

Tudo começa com um clique no nome do paciente

Clicar no nome do paciente na agenda abre o detalhe do agendamento, com dia, horário, médico, modalidade (presencial ou teleconsulta), convênio e telefone. Ali ficam as ações do dia a dia:

Como remarcar consulta sem rasura

Remarcar é a tarefa mais comum da recepção. No Kaduu, há duas formas de fazer:

1. Pelo formulário: no detalhe do agendamento, clique em Remarcar, informe a nova data, o horário e, se for o caso, outro médico.
2. Escolhendo na agenda: clique em Escolher na agenda. Uma faixa avisa "Remarcando fulano" e a recepção navega livremente pelos dias e médicos. Basta clicar no horário livre desejado e confirmar.

O que acontece por trás é o que evita dor de cabeça depois. O horário antigo fica livre na hora. O novo passa pela mesma checagem de conflito de qualquer agendamento. Se a consulta tinha uma cobrança pendente no financeiro, o vencimento acompanha a nova data. E, como o horário mudou, o sistema zera o controle do lembrete automático: se o lembrete estiver ligado e a consulta ainda não estiver confirmada, o paciente recebe a mensagem com a data nova. Consulta já finalizada não pode ser remarcada, para não mexer em atendimento que já aconteceu.

Cada remarcação fica registrada no histórico de auditoria do sistema, com o horário de antes e o de depois. Se o paciente disser que "marcaram errado", dá para conferir o que foi feito.

Desmarcar com motivo, e sem cobrança esquecida

Quando o paciente avisa que não vai, a recepção usa Desmarcar e pode escrever o motivo, como "viagem a trabalho" ou "vai remarcar depois". O horário é liberado para outro paciente e, se havia uma cobrança pendente ligada àquela consulta, ela é cancelada junto. Isso evita o clássico relatório financeiro com valor "a receber" de uma consulta que nunca existiu.

Na grade do dia, as consultas desmarcadas saem da frente para não poluir a visão. Uma nota no rodapé avisa quantas foram desmarcadas naquele dia, e elas continuam no histórico do paciente.

O recado da recepção chega ao médico

Muita informação importante nasce no balcão: o paciente chegou com criança de colo, pediu para sair cedo, trouxe exames de outro serviço, vem acompanhado. No Kaduu, cada agendamento tem o campo Observação para o médico, que pode ser preenchido ao marcar ou depois, no detalhe da consulta.

Esse recado aparece em três lugares: na grade da recepção, no cartão do paciente na fila do médico e no topo da tela de atendimento, como "Recado da recepção". O médico lê antes de chamar o paciente, sem depender de bilhete, mensagem no celular ou alguém batendo na porta do consultório.

Perguntas comuns

Quem pode encaixar, remarcar e desmarcar?

Usuários com papel de recepção ou de administrador. Remarcações e desmarcações ficam registradas na auditoria em nome de quem as fez.

O paciente que marcou pelo agendamento online também pode ser remarcado pela recepção?

Sim. A consulta marcada pelo link público aparece na mesma agenda, com a etiqueta Online, e tem as mesmas ações de qualquer outro agendamento.

Encaixe recebe lembrete automático?

Sim. Para o lembrete, encaixe é uma consulta como outra qualquer: se a clínica tiver o lembrete ligado, o paciente é avisado do mesmo jeito.

No Kaduu

Agenda, lembrete e financeiro conversando entre si

Encaixe, remarcação, desmarcação com motivo, observação para o médico e as visões de dia, semana e mês já estão no sistema, junto com o agendamento online, o lembrete automático por WhatsApp e e-mail, o prontuário e o financeiro. Tudo por R$ 179 por mês, com todos os recursos incluídos e sem fidelidade. Se a clínica quiser ajuda para começar, há a implantação assistida opcional, de R$ 990, com migração da base atual e treinamento da equipe.

Resumo

• A grade do dia segue a duração e o horário de cada médico, com visões de dia, semana e mês.
• Encaixe é marcado como encaixe: cabe entre consultas, não acusa conflito e aparece com etiqueta.
• Remarcar libera o horário antigo, move o vencimento da cobrança pendente e prepara um lembrete novo.
• Desmarcar registra o motivo, libera o horário e cancela a cobrança pendente da consulta.
• A observação da recepção aparece para o médico na fila e no topo do atendimento.